Kementerian/jabatan perlu mengambil tindakan seperti berikut:

1. Semak rekod lama yang ada di Jabatan.
2. Asingkan rekod mengikut jenis iaitu kewangan dan bukan kewangan.
3. Asingkan rekod kewangan mengikut tahun akhir penyelesaian segala urusan.
4. Semak tempoh simpanan seperti yang telah ditetapkan di Lampiran M – Arahan Perbendaharaan 150, Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan dan Jadual Pemisahan Rekod Jabatan (jika ada).
5. Menyediakan senarai rekod kewangan dan perakaunan yang hendak dimusnahkan (Borang Kewangan – Arkib 4/08)
6. Hantar permohonan ke Arkib Negara Malaysia dan Jabatan Audit Negara untuk kebenaran/sokongan.
7. Dapatkan sokongan lain daripada Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM) dan Audit Dalam Kementerian (jika perlu).
8. Terima surat kebenaran/sokongan daripada agensi/jabatan di atas.
9. Kemukakan dokumen berikut untuk kelulusan Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM):
10. Surat permohonan
11. Senarai rekod kewangan dan perakaunan yang hendak dimusnahkan(Borang Kewangan – Arkib 4/08)
12. Surat kebenaran/sokongan daripada Arkib Negara Malaysia (wajib)
13. Surat kebenaran/sokongan daripada Jabatan Audit Negara (wajib)
14. Surat kebenaran/sokongan SPRM dan Audit Dalam Kementerian (jika ada)
15. Terima surat kelulusan daripada JANM. Berdasarkan Piagam Pelanggan Bahagian Pengurusan Audit Dalam (BPAD), kelulusan mesti diberikan dalam masa 10 hari dari tarikh permohonan lengkap diterima.
16. Lakukan pemusnahan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh surat kelulusan JANM (samada dijual/bakar/perincih/tanam) seperti yang telah ditetapkan melalui surat Kementerian Kewangan rujukan KB557/97/54 Jd.4(47) bertarikh 3 November 1993.
17. Kembalikan Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakaunan (Borang Kewangan – Arkib 13/08) ke JANM dalam tempoh satu (1) bulan selepas pemusnahan dilaksanakan.

Rujukan :

1. Arahan Perbendaharaan 150
2. Jadual Pelupusan Rekod Kewangan Dan Perakaunan.

Permohonan bagi memusnahkan rekod kewangan hendaklah dialamatkan kepada :

Jabatan Akauntan Negara Malaysia
Bahagian Pengurusan Audit Dalam
Tingkat 5 & 6, Lot 2G8B(2M11)
No. 7, Persiaran Perdana, Presint 2
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan
62594 WP Putrajaya
Telefon : 03-8886 9509/9585/9587/9588/9591/9711
Faks : 03-8886 9561 / 8888 7112