Rujukan emel : BPOPP/SPO (Emel)/2025 ( 247 )
Tarikh : 5 September 2025

Assalamualaikum W.B.T / Salam Sejahtera,

Tuan/Puan,

SURAT EDARAN BPOPP BILANGAN 9 TAHUN 2025 ' PENGURUSAN BAYARAN AP96(a)

Saya dengan hormatnya merujuk perkara di atas.

2. Sepertimana yang telah dibentangkan semasa Mesyuarat Pengarah dan Ketua Akauntan (MPKA) Bilangan 1 Tahun 2025, Sesi Timbalan Akauntan Negara (Operasi) bertarikh 29 April 2025 bagi perkara Penemuan Pengauditan Ke Atas Pengurusan Pembayaran AP96(a), terdapat beberapa perkara yang memerlukan perhatian dan tindakan Pejabat Perakaunan dalam memperkemaskan urusan pembayaran di bawah AP96(a).

3. Pembayaran melalui AP96(a) hendaklah diteliti dan diperhalusi oleh Pejabat Perakaunan dari segi keperluan penggunaannya. Berikut adalah perkara-perkara yang perlu diberi perhatian dan tindakan :

       i. Meminimumkan kaedah pembayaran melalui AP96(a) selaras dengan persekitaran tanpa tunai (cashless). Kelulusan bagi pembayaran melalui AP96(a) hanya dipertimbangkan selepas semua kaedah pembayaran alternatif seperti Electronic Fund Transfer (EFT) yang lebih selamat telah diteliti dan didapati tidak sesuai. Ini bagi mengurangkan risiko kehilangan wang awam semasa agihan pembayaran melalui AP96(a). Kelulusan Pejabat Perakaunan hendaklah mengambil kira keperluan AP96(a) yang benar-benar perlu sahaja;

       ii. Pembayaran kepada individu selain penjawat awam yang mempunyai akaun bank hendaklah melalui Electronic Fund Transfer (EFT)/ cek (sekiranya terlibat dengan mule account sahaja) dan kelulusan pembayaran melalui AP96(a) hanya dibenarkan setelah justifkasi dipertimbangkan sewajarnya oleh Pejabat Perakaunan; dan

       iii. Selaras dengan Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia (SPANM) Bilangan 5 Tahun 2023, Lampiran D: Garis Panduan Tatacara Pengurusan Bayaran Di Bawah AP96(a-c) Mengeluarkan Wang Awam Untuk Diagihkan, berikut merupakan ketidakpatuhan yang perlu diberi perhatian serius oleh Pejabat Perakaunan dan Pusat Tanggungjawab (PTJ) selanjutnya :

             a. Penyata Penerima Wang Bayaran Di Bawah AP96(a) (Lampiran D3 ) tidak lengkap :

                   · Tiada nama penerima dan nombor kad pengenalan;

                   · Tiada tandatangan/ cap jari serta tarikh penerima dan tiada nama serta tandatangan saksi;

                   · Tiada tandatangan/ nama/ jawatan/ tarikh pengesahan oleh pegawai yang diberi kuasa oleh Ketua Jabatan untuk mengagihkan wang; dan

                   · Tiada tandatangan/ nama/ jawatan/ tarikh berkenaan pembayaran dan penerimaan wang tunai oleh saksi.

           b. Lampiran D3 tidak dikemukakan kepada Pejabat Perakaunan setelah agihan wang tunai selesai dalam tempoh 21 hari dari tarikh EFT/Cek. Sekiranya terdapat lebihan,                     Resit Rasmi dan Penyata Pemungut juga hendaklah dikemukakan bersama Lampiran D3.

       v. Sebagai pemantauan, Pejabat Perakaunan hendaklah mengemas kini maklumat kelulusan pembayaran AP96(a) dari semasa ke semasa seperti berikut melalui link berikut:

            · BA Kementerian - https://tinyurl.com/BA-Kem-Senarai-AP96

            · JANM Negeri/ Cawangan - https://tinyurl.com/JANC-Senarai-AP96

4. Pejabat Perakaunan dan PTJ hendaklah memastikan arahan operasi yang dinyatakan di atas dan Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia (SPANM) Bilangan 5 Tahun 2023 dipatuhi dan kaedah pembayaran AP96(a) hendaklah sentiasa dibuat pemantauan rapi oleh Pejabat Perakaunan. Surat Edaran BPOPP Bilangan 9 Tahun 2025 boleh dimuat naik di link di bawah dan portal iReference Accounting Office (iRAO) :
https://drive.google.com/drive/folders/188RtsYMV8bZ2RCHxqz8uVID2qpSQaY75?usp=drive_link

5. Surat edaran BPOPP ini hendaklah dibaca bersekali dengan SPANM yang berkuatkuasa dan Soalan Lazim (FAQ) kemaskini 22 April 2025 (Bil 5 hingga 9).

Sekian, terima kasih.

UNIT PENGURUSAN DANA

JANM KEDAH