Tuan/Puan,

PERINGATAN: KETIDAKPATUHAN ARAHAN PERBENDAHARAAN (AP) 95 (a) BAGI PENGELUARAN INDEN KERAJAAN (KERJA)/ PESANAN KERAJAAN DI SISTEM iGFMAS

Rujukan: MOF.BKSK.600-2/2/3 Jld.5(44) bertarikh 12 Disember 2022 dan JANM.BPOPP.600-15/4/13( 24 ) bertarikh 21 Disember 2022.

Dengan segala hormatnya perkara diatas adalah dirujuk.

2.  Untuk makluman YBhg. Datuk/ Dato'/ Datin/ YBrs. Dr./ Tuan/ Puan,Perbendaharaan Malaysia kebelakangan ini mendapati terdapat banyak permohonan daripada Kementerian/ Jabatan untuk mendapatkan pengecualian di bawah Arahan Perbendaharaan (AP) 95 (a) berhubung KETIDAKPATUHAN seperti berikut: 

    2.1   Penggunaan Inden Kerajaan (Kerja) bagi perolehan kerja yang TIDAK dijana melalui Persekitaran Elektronik / sistem iGFMAS untuk diserahkan kepada kontraktor SEBELUM kerja-kerja bermula; atau

    2.2   Penggunaan Inden Kerajaan (Persekitaran Manual) tanpa justifikasi gangguan sistem iGFMAS dan tiada sebarang pertanggungan diwujudkan di sistem iGFMAS; atau

    2.3   Kelewatan mengeluarkan Inden Kerajaan (Kerja) atau kelewatan membuat Tanggungan Kontrak Kerajaan (Kerja) di iGFMAS iaitu hanya setelah kerja-kerja selesai / kontrak tamat ; atau

    2.4   Pembayaran sewaan bangunan/ ruang pejabat yang tidak dibuat Tanggungan Kontrak Kerajaan ( Bekalan / Perkhidmatan) dalam sistem iGFMAS oleh Pusat Tanggungjawab (PTJ).

3.  Perkara ini adalah tidak selaras dengan peraturan kewangan yang berkuat kuasa seperti di bawah :

   3.1    AP95 (a) : Tiap-tiap Pegawai Pengawal atau pegawai yang diamanah mengawal mana-mana bahagian Maksud Perbelanjaan atau Kumpulan Wang Amanah, hendaklah menyenggara sebuah buku vot atau buku vot elektronik yang menunjukkan dengan jelas pada bila-bila masa mengenai tiap-tiap Program dan Aktiviti atau Projek di bawah mana-mana Maksud Perbelanjaan atau Kumpulan Wang atau peruntukan di bawah kawalannya:

   3.2    Pekeliling Perbendaharaan, PK 4.2 – Surat Setuju Terima, Pesanan Kerajaan dan Inden Kerajaan Bagi Perolehan Kerajaan (kemas kini 29 November 2022) , Lampiran 6 – Garis Panduan Penggunaan Inden Kerajaan Dalam Perolehan Kerja Kerajaan (Perenggan 2.1 dan 3.3.1)

   3.3    Pekeliling Perbendaharaan , PK 5.1 – Perolehan Menggunakan Sistem e-Perolehan (eP), perenggan 8.1- Pengecualian Penggunaan Sistem eP

4.  Sehubungan itu, selaras dengan ketetapan AP dan Pekeliling Perbendaharaan  yang berkuat kuasa,  berikut merupakan tindakan yang perlu diambil oleh PTJ :

   4.1   Inden Kerajaan Pelaksanaan Kerja Persekitaran Elektronik / sistem iGFMAS HENDAKLAH dikeluarkan SEBELUM memulakan kerja TANPA GAGAL;

   4.2   Inden Kerajaan (Persekitaran Manual) hanya digunakan sekiranya terdapat gangguan sistem iGFMAS sahaja dan memerlukan kelulusan daripada Pejabat Perakaunan. Maklumat Inden Kerajaan (Persekitaran Manual) hendaklah dikunci masuk ke dalam sistem iGFMAS sebaik sahaja sistem kembali beroperasi bagi tujuan tanggungan

   4.3   Tanggungan Kontrak Kerajaan (Kerja) hendaklah dibuat dibuat di sistem iGFMAS SEBELUM kontrak tamat / kerja selesai;

   4.4   Sewaan bangunan / ruang pejabat (pengecualian eP) hendaklah dipertanggung di sistem iGFMAS melalui Tanggungan Kontrak Kerajaan ( Bekalan dan Perkhidmatan)

5.  Selain itu, pemerhatian oleh Perbendaharaan Malaysia juga mendapati bahawa insiden ketidakpatuhan yang berlaku di peringkat proses kerja pembayaran ini mungkin disebabkan oleh pegawai tidak cakna terhadap peraturan kewangan dan perakaunan semasa yang sedang berkuat kuasa. Adalah diharapkan kelemahan seumpama ini dapat diatasi segera oleh semua Kementerian/Jabatan/PTJ dengan memastikan pegawai berkaitan dibekalkan dengan maklumat dan peraturan terkini serta kompetensi mereka dipertingkatkan. Sebarang ketidakpatuhan dalam proses pembayaran yang berpunca daripada kecuaian pegawai, boleh diambil tindakan sewajarnya berdasarkan ketetapan Arahan Perbendaharaan 59 (AP59).

Sekian, terima kasih

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI KEDAH